周年庆从活动方案到落地的5个环节

传播蛙

人的成长需要生日的仪式来加持,公司的成长也需要周年庆的形式来见证。

对于内部来说,是认可员工付出、提振士气、庆祝业绩的绝佳途径,对于外部来说,是展示公司形象、发展成果、提高知名度的上好机会。所以,办好一场成功的周年庆活动,对于公司来说,尤为重要。

当然,周年庆也不是喊上全体员工大家吃个饭抽个奖就完事了,周年庆的隐藏属性还是在对外公关上,要通过周年庆展示出公司的气氛良好、团结一致、实力雄厚、友商众多、业绩上升等积极因素,让内外部感受到一个顺风顺水、态势良好的信号,从而催生出第三方保持联络、吸引合作、追加投资等商业行为,为企业接下来的发展铺好基石。

为了传达这种良好的讯号,从周年庆整体氛围、活动效果、布局排场、出席领导和嘉宾、致辞发言、现场节目等环节,都要力求做到最好。

那么,一场成功的周年庆活动,到底如何策划呢?

活动概述

1、背景介绍+发展目标

周年庆典不止是为了给公司庆生,更是为了回溯企业发展历程、展望企业未来,所以要在总结的基础上做好过去和现状的梳理,并提出新的发展目标,包括业务、人才、管理、合作等多个维度。

2、时间

周年庆时间也不需要严格按照实际的创办日期来定,前后一段时间都可以,但是要记得避开节假日和行业重要节点,方便嘉宾邀约和产生更广阔的影响。

3、场地

周年庆的活动场地是需要谨慎挑选的。一般来说,公司周年庆场所无非是自家公司和酒店,这取决于活动量级,如果自家场地足够,符合活动要求那么就可以在自家公司举办,搭建相应的场地即可。

但如果场地不合适,或者想要更好的效果,那么就可以选择外面的酒店或者租赁其他场地。

在场地选择上,要考虑以下几个因素:

1)交通便利性;

2)配套设施;

3)场地是否具备足够的停车空间;

4)活动场地容纳人数。

场地最好选择交通位置较好的酒店,方便五湖四海到来的嘉宾。

试想一下,周年庆都开始远道而来的嘉宾还堵在酒店不远处的要道上,或者光是找到酒店所在就绕了好几条路,那么嘉宾对于周年庆的印象就大打折扣了。

周年庆举办前要大致估算下嘉宾和主办方人员,要确保酒店要要足够的活动空间刚好容纳总体人数,选择太大的空间会显得人数冷清,选择太小的空间则显得拥挤。

另外,酒店的配套设施也要确认无误,比如大屏幕、音响设备、舞台、灯光等,如果有损坏或者不合适的要提前做好调换或备选。

由于周年庆外来嘉宾众多,停车位很可能面临不够用的情况,那么要么选择停车场所够大的酒店,要么与物业方协商,在活动当天腾出足够的停车场所,方便嘉宾的到来。

4、嘉宾

嘉宾的邀约一定要提前确定,先确定嘉宾名单和候选名单,再逐个联系,一定要沟通好时间、地点,对于要上台致辞的嘉宾也要提前说明。

为了传达更好的企业形象,可以邀请政府领导、行业大咖、业界名人、KOL甚至邀请明星、网红站台。

各个嘉宾一定要妥善沟通,并安排好机票食宿等问题。另外,有些公司举办周年庆时,会安排两场庆典活动,一场对内,参与人员为员工、渠道商、经销商、合作伙伴等,一场对外,参与对象是媒体和公众。对于这种情况,也要对邀请的嘉宾做好区分和联络。

活动策划

一场完整的周年庆可以包含发布会、签到入场、精彩回顾、未来展望、颁奖盛典、文艺汇演、庆功晚宴等流程,不同流程之间要做好衔接,控制好时长,有序开展。

周年庆发布会可以安排在庆典活动之前,邀请相关媒体参加,由董事长、总经理等企业高层接受媒体采访,回答媒体提问,并发布通稿为活动预热造势。

签到入场就是周年庆真正开始了,要安排好接待人员做好引导和服务,比如走红毯、在背景墙签名等,企业高层要做好对重要嘉宾的接待和欢迎,摄影师要负责拍照留念,利于素材存档和企业宣发。

嘉宾步入会场后,先播放企业宣传片,随后活动准时开始,由主持人上台开场,并隆重介绍到场嘉宾,并邀请主要领导和嘉宾上台致辞,并播放相关PPT等文件,展示公司过去所取得的辉煌成就,畅想接下来的宏伟目标。

在不同的环节中可以适当穿插暖场节目,歌舞、魔术、沙画、抽奖、相声等,或者融入了企业产品的节目也可以,节目表演可以由外包的专业团队来承包,也可以由公司的内部员工自编自导后上台汇演。

接下来就可以进行周年庆颁奖盛典,宣布优秀员工、十佳员工、先进事业部、特殊贡献奖等奖项的归属,然后邀请员工代表发表获奖感言,与全场嘉宾分享下自身如何见证公司的成长。

最后,便是晚宴环节,在迎宾人员的引领下大家入场,随后由董事长等高层致敬酒辞,并宣布晚宴开始,觥筹交错间还可以穿插游戏、抽奖等环节,让现场气氛推向高潮。

在整场的周年庆活动中,为了打造可以更好的效果,应该注意以下细节。

  1. 1)周年庆要有一个明确的主题,并围绕主题撰写一句主题SLOGAN,活动要紧扣主题来开展,并以此作为活动的重点来宣传。
  2. 2)主持人方面,可以聘请当地的著名主持人,也可以聘请播音主持系的实习生来主持,专业的主持人有着更好的控场能力,能够更好的把握各个流程,并调节现场气氛。
  3. 3)嘉宾邀约时,可以以H5邀请函的形式发放,可以包含活动主题、现场流程、出席嘉宾、酒店路线甚至停车信息,并以酷炫音乐和燃情音乐烘托,显得高大上。
  4. 4)如果预算够,又追求极致效果,那么3D全息投影投影舞台是一个很好的选择。
  5. 5)现场的一些布置细节其实也能加分很多,比如讲塑料瓶装水改成玻璃水瓶的,老套俗气的鲜花改成小型的简单花卉,传统的宣传资料换成环保材料包装,并找审美好点的公司设计排版等。
  6. 6)现场的礼仪人员要着装统一,而且尽量避免那种千篇一律、一股廉价感的旗袍,追求那种有档次然后能让人一眼看出是工作人员的服装,然后要有专业的素养,话术统一,要能帮助嘉宾解决问题。别等媒体人员过来问厕所、出口在哪都不知道,那么整体印象都不会好到哪里去。
  7. 7)活动流程的时间控制一定要设置好。周年庆不是行业交流会,你给到各个领导的致辞稿不要写太长,不然领导念得难受,嘉宾也听的没有耐心,控制在3-15分钟之内,同时要估算各个流程的大致时间,控制好整体时长,尽量不要超过3个小时(不包括晚宴)。

活动管理

活动管理包含物料制作及采购、流程细化及确认、后期总结等。

物料方面有庆典舞台背景板、庆典宣传片、签到处布景板、拱形门、空飘气球、彩旗、指示牌、横幅、海报、周年庆手提袋、庆典文化衫、宣传画册、邀请函、嘉宾礼品、抽奖礼品、会场鲜花、桌椅、易拉宝、展架、通稿、媒体打包材料等。

现场细化及确认是指要反复思考各个环节的流程是否有疏漏,以及如何分配人员到具体的事务。比如签到、来宾、演员、礼仪、主持人、灯光师、摄影摄像、会场、晚宴等各个部分都要确认流程,并有专人对接,保证现场实施没有差错。比如演员礼仪管理这块,就要找到专人负责演出工作、提前彩排、发放演出流程、乐队人员管理、礼仪人员培训、统一着装等。

在后期总结上,要做好文字、图片、音频、视频等素材的整理和存档,并做好活动物料的消耗和清点,并对整个活动进行书面的总结报告,分析亮点与不足,最终制作多媒体回顾光盘。

应急预案

在专业的策划公司中,会反复提到“确认执行细节”,这是因为发布会本身及其复杂,包含着很多个细节,而某个细节出现问题,都可能导致庆典产生缺憾。所以需要在活动前和活动中不断发现问题、预防问题、检查问题,避免出现纰漏。

在庆典前,要进行场地考察,安排专人与场地方进行协调沟通,细致了解会场情况,包括场地大小、应急电源、活动设备、防火通道等,同时要关注当天的天气情况,要针对特殊情况准备备选方案,并建立应急小组。

在庆典中和庆典后,要有物品保管和人身提示,同时做好重要物料的查验,比如现场设备(包括笔记本电脑)要在前后多次进行检查,确保良好运转,特别是活动文件,要准备好两台笔记本备份,以防意外发生可以及时应对。

还有用电问题,要保证用电的正常使用,自己亲自做好功率测试,不然现场弄到一半跳闸就很尴尬了,还有现场有没有应急电源,比如所在地区突发停电能不能保证继续供电。又比如PPT翻页笔至少准备两支,打印机要搬到现场等。

团队架构

整个周年庆的筹备要建立相应的团队,挑选组长和各个部分成员,比如会务组、接待组、演出组、宣传组、礼仪组、后勤组、安保组、财务组等,同时各个成员要做好相应的沟通和培训,要明确各组乃至个人的职责分配,保证团队的执行和协作,这样才能为周年庆的完美展开提供基础。

一场完美的公司周年庆活动并非易事,往往是整个公司无间协作下来的成果,除了好的方案外,精准的执行更是必不可少。只有这样,才能保证优秀方案的成功落地,才能打造卓越的传播效果,才能让企业的良好形象深入人心。

 

作者:404访客

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