活动策划阶段
入职的第一天，老大就告诉我，希望由我来负责接下来的一场区块链运营的线下活动。
虽然当时内心慌张又忐忑，但更多的是为可以真枪实弹操办一场线下活动而开心，心想终于可以大干一场了。
但是，冷静下来后发现脑子有点乱。具体要做什么事？涉及到哪些方面？哪些先做，哪些后做？活动中需要协调哪些资源？……我完全不知道从哪下手。
于是，我求助了活动运营老司机雷雷，得到的答案是先写一份活动策划书。
1 号坑：对活动了解不够
在写活动策划书前，我对这次活动只有一个模糊的“100 人的区块链运营线下活动”的认知，对具体主题、目标用户和用户需求等没有进行仔细研究。扛着一个宽泛的「区块链运营」大旗，就打算开始做活动。
后面遇到几次活动无法推动下去的情况，才发现策划活动的第一步，一定要先选定清晰精准的主题，明确目标群体和需求。
在此基础上，才能抓住用户痛点，有针对性地写宣传文案。此外，和嘉宾沟通分享主题时才能有更好的思路。
由于之前没有过写活动策划的经验，正式着手写作的时候，我又掉进了 2 号坑。
2 号坑：不懂得目标分解
在写活动策划设定目标时，我一头雾水，目标不就是要做成这次活动吗，为什么还要费那么多心思细分目标？
不理解所以然的我，只好死板地照着雷雷给我的模板改，于是就照搬出了“不少于 20 个运营社区块链运营群的成员，参与线下活动”的小目标。
我当时是这样想的：
这次线下活动主要是针对区块链运营研究社的会员举办的，群成员在 130 人左右（全国群），除去嘉宾和工作人员，我想当然地认为上海及附近的小伙伴怎么着也能来 20 个。
宣传时才发现，这个群里上海的小伙伴只有 25 个，要实现来 20 个的目标几乎不可能。
对活动目标的细分拆解，不能只是纸上谈兵。要设定合理的、具体的、有可行性的目标，才能有效指导后面宣传、执行的方向，出现问题时也能找到解决的办法。
活动准备阶段
写完活动策划，我终于摆脱了一开始毫无方向感的困境。
活动前需要准备的事情比较多，为了不遗漏，我按照地点、人物、物料来做准备。
地点是首先要确定的，因为很多场地都需要提前预订，而且地点确定了之后，才能开始后续的宣传推广。
3 号坑：地点路线不够清晰
活动场地要能容纳计划到场的人数，场地布置、氛围也需要和活动主题相匹配。综合各方面因素，我们选择了一个离地铁站还有一小段路程的活动地点。
因为担心大家找不到活动地点，我们专门在线上活动群里发了活动地点的交通图，上面有附近的地铁站及相对位置。活动前一天，我们又发送了提醒短信，再次说明活动的地点。
活动地点交通图
当天活动在下午 2 点，还是个大热天。有不少参会者表示下了地铁后，兜兜转转很久才找到地方，热得一身汗，体验不是很好。
所以，举办活动尽量找交通方便的场地，如果活动地点的选择实在受限，最好在活动介绍页面给出下车/下地铁后，到达现场的具体路线，让参会者少一些麻烦。
4 号坑：未捋清沟通嘉宾的信息
举办活动涉及到的人包括三类：嘉宾、参会者、志愿者，前期准备中一定要尽早对接嘉宾，不仅因为嘉宾分享是重头戏，还因为涉及嘉宾的许多事情不容出错。
第一次和嘉宾沟通时，我只说了活动时间、地点和分享的主题，到后面才发现忘记和嘉宾沟通 PPT，再后来，又想起来没向嘉宾说分享时长。
这些事情看似很小，但来回和嘉宾沟通真的太尴尬了，而且沟通不到位更会直接影响活动效果。所以，在沟通嘉宾之前，自己先捋清楚具体的事项清单，按照清单和嘉宾一次沟通清楚。
结合我之前的失误，我梳理了一个新的版本：
您好，我们这次活动的主题是《从0开始做区块链运营》，时间是7月29日14:00-18：00，地点在上海市徐汇区田林路200号华鑫天地C座一楼 COCOSPACE。（主题、时间、地点）
想邀请您分享《如何从0到1搭建海外区块链社群》的相关内容，分享时间在50分钟左右，之后还有10分钟的答疑时间。（分享的内容、分享时长、答疑时间）
这是我们这次活动的PPT模板，麻烦您尽量在7月20日前发我分享大纲，在7月25日之前把PPT发给我哦~（分享素材、截止时间）
5 号坑：宣传文案自嗨
活动宣传少不了宣传文案，起初，我刷刷刷地把嘉宾有多好、活动有多棒，各种我能想到的优势都列举了一遍。但也同样很快地，我的文案被老大给打回来了。
老大说：
“宣传文案要考虑用户需求啊。”
对此，我进行了深刻的反思。做活动不能只告诉用户我的活动有多牛，而应该关注用户需要什么，针对用户的需求，我又能提供给他们什么。没有戳中需求，没有刺激痛点，别人又怎么会关注到你这个活动呢。
以下是我在此次活动中，初版和更改版的文案：
【初版】
运营社首次线下区块链运营分享本周日举办！
运营社创始人小贤、前波奇网内容运营负责人干叔、区块链项目NEO海外社区运营曾程，实操分享从0做区块链运营。
仅剩23个名额，干货满满，下图扫码赶快上车吧！
【更改版】
除了比特币，区块链你还知道多少？
链圈除了技术，还需要怎样的人才？
为何区块链公司会花高薪招社群运营？
海外社群和国内社群玩法有什么不同？
...
本周日国内第一场区块链运营沙龙，运营社将「首次对外分享」连续45天的区块链运营研究结果。
小贤将同全球市值排名前10的公链项目「Neo」（小蚁）海外社区运营负责人、前波奇网社群运营负责人，带你熟知区块链的运营套路。
6 号坑：未统计各渠道效果
活动的宣传推广是获得参会者的重要方式，我东一棒子西一榔头地用了不少方式：公众号推文、社群、朋友圈等，能想到的方法都用完了，但报名的人还差得远。
这时候我才发现，前几天的宣传基本上是想到什么做什么，既没记录哪天用了哪种宣传方式，也没记录当天报名的人数，导致出现问题后也不知道哪个渠道宣传效果好，哪个渠道效果没达到预期。
做活动需要有节奏地安排宣传推广事项，有规划及预期地进行宣传，并及时记录报名情况。在报名情况不理想时找出原因，及时调整活动主题或者宣传安排。
渠道监控表格
活动执行阶段
我原来以为，做活动最难的阶段是在活动准备阶段，因为要准备的事情很多也很杂，还要盯紧活动宣传，保证达到活动预期参与人数。
但到了活动当天，我发现这里才是混乱的开始。
7 号坑：签到出现混乱
这次活动有两个志愿者负责签到及引导入场，一个摄影师负责签到处拍照。
因为活动规模不是特别大，所以采用了“活动行”下载纸质版名单进行签到。刚开始入场的人少，签到处还能保持秩序，但后期到场的人很多，事情就变得“奇葩”了。
活动签到处
使用纸质名单签到，不仅查找名字很慢，也很容易让人趁着混乱溜进活动现场（影响后期统计），竟然还出现冒签别人名字混进现场的人。
做完活动后，我也一直在想怎么能解决此次签到出现的问题。在不增加人员数量的情况下，可以用活动行管家版直接扫码验票，签到速度快，而且能核实是否有购票。
8 号坑：未进行前期入座引导
现场椅子的数量是按照活动的报名人数摆放的，活动正式开始后，还有些迟到的人陆陆续续入场，但靠外侧和后面的椅子没有了。
于是，只能让志愿者再帮忙添加椅子，引导后来入场的人入座。
但活动场地的选择以及现场椅子的摆放都是根据“100人参加”为标准的，就算给后入场的人再搬椅子坐，也比较靠后，并且有些拥挤。
真正的问题并非椅子不够，而是看似靠边的位置坐满了，可中间还有部分空位。
所以，除了摆放比报名人数更多的座位，后期添加座位外，更应该在观众入场时就提醒大家不要留空座，就不会导致后面的问题了。
9 号坑：未提前整理分享素材
眼看活动就要进行到尾声，我又意识到一个大问题。
由于嘉宾分享的实操经验很干货了，不少小伙伴都想要嘉宾的 PPT 慢慢学习，此外，还有部分小伙伴一开始没有入群，没有收到前期发的材料。
因为没有提前考虑到这些，更没有提前准备好嘉宾的分享材料，大家问起来的时候我都不知道如何回复。即使活动结束后就开始整理，也要花一定的时间才能给到大家。
其实应该在征得嘉宾的同意后，提前将各个嘉宾的分享 PPT 准备好（最好导成PDF格式），以及将所有的活动图片整理打包，活动结束后都分享到活动群。
总结
虽然此次活动还存在不少瑕疵，但有了这次活动经历，以后做活动一定会好很多。
活动运营中涉及到的每一个小细节都格外重要，任何一个小细节的失误，都会直接影响到整次活动的质量，也会给参加者带去极大的不便。
1）一定要写一份完整的活动策划书，明确活动背景、活动目的、活动主题、活动时间和活动场地等，也要针对活动的宣传和执行做好计划和准备。
2）对活动目标进行拆解，确保小目标合理、具体、可行。
3）尽量选择交通比较方便的场地，并告知参会者详细、精准的路线。
4）对接嘉宾前先列好事项清单，一次性沟通好所有细节。
5）宣传文案要考虑用户需求，让用户知道我们能为他解决什么问题。
6）注意统计各渠道的宣传效果，方便查找原因，及时调整。
7）用活动行等二维码扫描软件代替纸质签到，方便快捷，还能核实是否购票。
8）除了设置比报名人数更多的座位，更应该在参会者入座时就进行引导，不要留空座。
9）提前整理好活动的分享素材，活动结束后及时分享给参会者。
文/运营研究社