常见线下活动的9个坑,附案例

活动策划阶段

入职的第一天,老大就告诉我,希望由我来负责接下来的一场区块链运营的线下活动。

虽然当时内心慌张又忐忑,但更多的是为可以真枪实弹操办一场线下活动而开心,心想终于可以大干一场了。

但是,冷静下来后发现脑子有点乱。具体要做什么事?涉及到哪些方面?哪些先做,哪些后做?活动中需要协调哪些资源?……我完全不知道从哪下手。

于是,我求助了活动运营老司机雷雷,得到的答案是先写一份活动策划书。

1 号坑:对活动了解不够

在写活动策划书前,我对这次活动只有一个模糊的“100 人的区块链运营线下活动”的认知,对具体主题、目标用户和用户需求等没有进行仔细研究。扛着一个宽泛的「区块链运营」大旗,就打算开始做活动。

后面遇到几次活动无法推动下去的情况,才发现策划活动的第一步,一定要先选定清晰精准的主题,明确目标群体和需求。

在此基础上,才能抓住用户痛点,有针对性地写宣传文案。此外,和嘉宾沟通分享主题时才能有更好的思路。

由于之前没有过写活动策划的经验,正式着手写作的时候,我又掉进了 2 号坑。

2 号坑:不懂得目标分解

在写活动策划设定目标时,我一头雾水,目标不就是要做成这次活动吗,为什么还要费那么多心思细分目标?

不理解所以然的我,只好死板地照着雷雷给我的模板改,于是就照搬出了“不少于 20 个运营社区块链运营群的成员,参与线下活动”的小目标。

我当时是这样想的:

这次线下活动主要是针对区块链运营研究社的会员举办的,群成员在 130 人左右(全国群),除去嘉宾和工作人员,我想当然地认为上海及附近的小伙伴怎么着也能来 20 个。

宣传时才发现,这个群里上海的小伙伴只有 25 个,要实现来 20 个的目标几乎不可能。

对活动目标的细分拆解,不能只是纸上谈兵。要设定合理的、具体的、有可行性的目标,才能有效指导后面宣传、执行的方向,出现问题时也能找到解决的办法。

 

活动准备阶段

写完活动策划,我终于摆脱了一开始毫无方向感的困境。

活动前需要准备的事情比较多,为了不遗漏,我按照地点、人物、物料来做准备。

地点是首先要确定的,因为很多场地都需要提前预订,而且地点确定了之后,才能开始后续的宣传推广。

3 号坑:地点路线不够清晰

活动场地要能容纳计划到场的人数,场地布置、氛围也需要和活动主题相匹配。综合各方面因素,我们选择了一个离地铁站还有一小段路程的活动地点。

因为担心大家找不到活动地点,我们专门在线上活动群里发了活动地点的交通图,上面有附近的地铁站及相对位置。活动前一天,我们又发送了提醒短信,再次说明活动的地点。

活动地点交通图

当天活动在下午 2 点,还是个大热天。有不少参会者表示下了地铁后,兜兜转转很久才找到地方,热得一身汗,体验不是很好。

所以,举办活动尽量找交通方便的场地,如果活动地点的选择实在受限,最好在活动介绍页面给出下车/下地铁后,到达现场的具体路线,让参会者少一些麻烦。

4 号坑:未捋清沟通嘉宾的信息

举办活动涉及到的人包括三类:嘉宾、参会者、志愿者,前期准备中一定要尽早对接嘉宾,不仅因为嘉宾分享是重头戏,还因为涉及嘉宾的许多事情不容出错。

第一次和嘉宾沟通时,我只说了活动时间、地点和分享的主题,到后面才发现忘记和嘉宾沟通 PPT,再后来,又想起来没向嘉宾说分享时长。

这些事情看似很小,但来回和嘉宾沟通真的太尴尬了,而且沟通不到位更会直接影响活动效果。所以,在沟通嘉宾之前,自己先捋清楚具体的事项清单,按照清单和嘉宾一次沟通清楚。

结合我之前的失误,我梳理了一个新的版本:

您好,我们这次活动的主题是《从0开始做区块链运营》,时间是7月29日14:00-18:00,地点在上海市徐汇区田林路200号华鑫天地C座一楼 COCOSPACE。(主题、时间、地点)

想邀请您分享《如何从0到1搭建海外区块链社群》的相关内容,分享时间在50分钟左右,之后还有10分钟的答疑时间。(分享的内容、分享时长、答疑时间)

这是我们这次活动的PPT模板,麻烦您尽量在7月20日前发我分享大纲,在7月25日之前把PPT发给我哦~(分享素材、截止时间)

5 号坑:宣传文案自嗨

活动宣传少不了宣传文案,起初,我刷刷刷地把嘉宾有多好、活动有多棒,各种我能想到的优势都列举了一遍。但也同样很快地,我的文案被老大给打回来了。

老大说:

“宣传文案要考虑用户需求啊。”

对此,我进行了深刻的反思。做活动不能只告诉用户我的活动有多牛,而应该关注用户需要什么,针对用户的需求,我又能提供给他们什么。没有戳中需求,没有刺激痛点,别人又怎么会关注到你这个活动呢。

以下是我在此次活动中,初版和更改版的文案:

【初版】

运营社首次线下区块链运营分享本周日举办!

运营社创始人小贤、前波奇网内容运营负责人干叔、区块链项目NEO海外社区运营曾程,实操分享从0做区块链运营。

仅剩23个名额,干货满满,下图扫码赶快上车吧!

【更改版】

除了比特币,区块链你还知道多少?

链圈除了技术,还需要怎样的人才?

为何区块链公司会花高薪招社群运营?

海外社群和国内社群玩法有什么不同?

...

本周日国内第一场区块链运营沙龙,运营社将「首次对外分享」连续45天的区块链运营研究结果。

小贤将同全球市值排名前10的公链项目「Neo」(小蚁)海外社区运营负责人、前波奇网社群运营负责人,带你熟知区块链的运营套路。

6 号坑:未统计各渠道效果

活动的宣传推广是获得参会者的重要方式,我东一棒子西一榔头地用了不少方式:公众号推文、社群、朋友圈等,能想到的方法都用完了,但报名的人还差得远。

这时候我才发现,前几天的宣传基本上是想到什么做什么,既没记录哪天用了哪种宣传方式,也没记录当天报名的人数,导致出现问题后也不知道哪个渠道宣传效果好,哪个渠道效果没达到预期。

做活动需要有节奏地安排宣传推广事项,有规划及预期地进行宣传,并及时记录报名情况。在报名情况不理想时找出原因,及时调整活动主题或者宣传安排。

渠道监控表格

 

活动执行阶段

我原来以为,做活动最难的阶段是在活动准备阶段,因为要准备的事情很多也很杂,还要盯紧活动宣传,保证达到活动预期参与人数。

但到了活动当天,我发现这里才是混乱的开始。

7 号坑:签到出现混乱

这次活动有两个志愿者负责签到及引导入场,一个摄影师负责签到处拍照。

因为活动规模不是特别大,所以采用了“活动行”下载纸质版名单进行签到。刚开始入场的人少,签到处还能保持秩序,但后期到场的人很多,事情就变得“奇葩”了。

活动签到处

使用纸质名单签到,不仅查找名字很慢,也很容易让人趁着混乱溜进活动现场(影响后期统计),竟然还出现冒签别人名字混进现场的人。

做完活动后,我也一直在想怎么能解决此次签到出现的问题。在不增加人员数量的情况下,可以用活动行管家版直接扫码验票,签到速度快,而且能核实是否有购票。

8 号坑:未进行前期入座引导

现场椅子的数量是按照活动的报名人数摆放的,活动正式开始后,还有些迟到的人陆陆续续入场,但靠外侧和后面的椅子没有了。

于是,只能让志愿者再帮忙添加椅子,引导后来入场的人入座。

但活动场地的选择以及现场椅子的摆放都是根据“100人参加”为标准的,就算给后入场的人再搬椅子坐,也比较靠后,并且有些拥挤。

真正的问题并非椅子不够,而是看似靠边的位置坐满了,可中间还有部分空位。

所以,除了摆放比报名人数更多的座位,后期添加座位外,更应该在观众入场时就提醒大家不要留空座,就不会导致后面的问题了。

9 号坑:未提前整理分享素材

眼看活动就要进行到尾声,我又意识到一个大问题。

由于嘉宾分享的实操经验很干货了,不少小伙伴都想要嘉宾的 PPT 慢慢学习,此外,还有部分小伙伴一开始没有入群,没有收到前期发的材料。

因为没有提前考虑到这些,更没有提前准备好嘉宾的分享材料,大家问起来的时候我都不知道如何回复。即使活动结束后就开始整理,也要花一定的时间才能给到大家。

其实应该在征得嘉宾的同意后,提前将各个嘉宾的分享 PPT 准备好(最好导成PDF格式),以及将所有的活动图片整理打包,活动结束后都分享到活动群。

 

总结

虽然此次活动还存在不少瑕疵,但有了这次活动经历,以后做活动一定会好很多。

活动运营中涉及到的每一个小细节都格外重要,任何一个小细节的失误,都会直接影响到整次活动的质量,也会给参加者带去极大的不便。

1)一定要写一份完整的活动策划书,明确活动背景、活动目的、活动主题、活动时间和活动场地等,也要针对活动的宣传和执行做好计划和准备。

2)对活动目标进行拆解,确保小目标合理、具体、可行。

3)尽量选择交通比较方便的场地,并告知参会者详细、精准的路线。

4)对接嘉宾前先列好事项清单,一次性沟通好所有细节。

5)宣传文案要考虑用户需求,让用户知道我们能为他解决什么问题。

6)注意统计各渠道的宣传效果,方便查找原因,及时调整。

7)用活动行等二维码扫描软件代替纸质签到,方便快捷,还能核实是否购票。

8)除了设置比报名人数更多的座位,更应该在参会者入座时就进行引导,不要留空座。

9)提前整理好活动的分享素材,活动结束后及时分享给参会者。

文/运营研究社

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